INCREMENTA TU PRODUCTIVIDAD ASÍ DE FÁCIL
ORGANÍZATE, ADMINISTRA TU TIEMPO E INCREMENTA TU PRODUCTIVIDAD CON EASYTASK
(Equipo de Consultoría en TI de DTA Labs & DW Consulting)
En todo equipo de trabajo existe al menos una persona que es la responsable de organizar el/los proyecto(s), definir actividades, atribuir tareas e, incluso, acompañar la marcha del equipo. Quién, por demás, tiene la función más importante dentro de la organización: motivar a los empleados para trabajar por un objetivo común. Sí, esa persona es el Gerente de la organización, el Director de la empresa o el Jefe del proyecto. Pero, no todos tenemos las habilidades necesarias para poder ser líderes y mucho menos eficientes.
Asignar funciones no siempre resulta fácil. Es por ello, que existe una tendencia de centralización de las actividades en las manos del dueño de la empresa o del responsable del proyecto. Sin embargo, más a la corta que a la larga, esto puede perjudicar el buen desempeño del equipo y con ello el crecimiento de la compañía.
Lograr construir un buen equipo de trabajo es fundamental, pero solo es la punta del iceberg. Ya que la gestión, se convierte en una de las piezas más importantes. Determinar los caminos a seguir a todos los niveles (Estratégicos, Tácticos y Operativos), mantener un alto nivel de organización y el seguimiento o control de las actividades, junto con la capacidad de toma de decisiones, se vuelve un factor de primordial importancia.
Estudios recientes develan que solo 1 de cada 10 personas tiene estas habilidades. Lo cual se evidencia en empresas familiares, donde sólo 36% de éstas sobreviven para la segunda generación familiar 19% para la tercera, el 7% para la cuarta y el 5% para la quinta generación o posterior. No obstante, no todo son malas noticias. Cada vez se hace más fácil alcanzar dichas habilidades con el empleo de asistentes inteligentes.
Qué opciones tengo?
Quizás estén pensando en que para eso existe la disciplina Gestión de Proyectos. La cual se encarga de estudiar el planeamiento, la organización, la motivación y el control de los recursos con el propósito de alcanzar uno o varios objetivos. Sin embargo, todos sabemos que hoy día no basta con ser productivos e ir ejecutando una determinada lista de tareas en un proyecto. Cada vez es más necesario el empleo de herramientas informáticas que nos ayuden a automatizar un poco este proceso. Existen múltiples aplicaciones para gestionar tareas, equipos de trabajo e incluso proyectos completos. Sin embargo, estas y otras herramientas tienen algo en común y es debes saber organizar tu proyecto y planificar tu flujo de trabajo. Esto hace que para muchas tareas y para las personas que se están iniciando en la gestión de proyectos, resulte algo confuso y hasta complicado.
EasyTask es una alternativa que destaca no solo por su sencillez, facilidad de uso e intuición, sino por contar con plantillas de flujos de trabajo preelaboradas. Esto significa que podrás organizar tu trabajo solo con un click. Aunque, inicialmente, estaba pensada para atender necesidades del sector académico y de la investigación, en la actualidad ha sido adoptada por en sectores tan distintos como la industria, la gestión de la calidad y hasta la gestión de actividades personales.
Como la mayoría de las herramientas de este tipo, EasyTask organiza las actividades en proyectos. Los cuales pueden ser compartidos en tiempo real por un equipo de colaboradores, debido a que almacena la información en la nube. Presenta una interfaz web y también puede ser instalado en cualquier plataforma (Windows, Android, Mac, iOS, etc), lo que aumenta su versatilidad.
Iniciando con EasyTask
Supongamos que tienes una buena idea y quieres emprender. Pues la mejor manera de afrontar esta situación es crear tu “Plan de negocio”. Pero...
- Qué es?
- Cómo se hace?
- Qué lleva?
- Cómo lo hago?
Es muy simple, solo crea un nuevo proyecto y selecciona la plantilla adecuada. En este caso sería “Business plan”, debido a que se trata de un plan de negocios. Rellena o modifica los campos necesarios y listo!
Como resultado se habrá creado un proyecto que podrás visualizar como lista de tareas o en un tablero kanban (vista por defecto). A diferencia de otras aplicaciones que permiten crear infinitos tableros, EasyTask siempre crea cinco. Esto se debe a que apuesta no solo por la simplicidad sino por mantener centrado a sus usuarios y evitar que estos se dispersen demasiado. Por lo que no se considera una limitación.
En la lista “To do” se mostrarán las tareas fundamentales que deben tenerse en cuenta para elaborar un plan de negocio. Cada tarea tiene una lista de actividades “Check list”, que garantizan su cumplimiento exitoso. Estas tarjeta pueden ser movidas entre las listas mientras se va trabajando en ellas. No obstante, el sistema es capaz de reconocer cuando una tarea está completa y envía la tarjeta a la lista de completadas “Done”.
Conforme va progresando el flujo de trabajo o proyecto, las tarjetas van moviéndose de la lista de haciendo “Doing” a completadas. Si alguna tarjeta rebasa el tiempo asignado sin estar completada, es el propio EasyTask quién la envía a atrasadas “Overdue”.
Este ejemplo de flujo de trabajo funciona muy bien para equipos de trabajo, dónde cada integrante del equipo tiene asignadas tareas diferentes. Permitiéndoles mantenerse integrados y, a la vez, enfocados en la meta. De forma que se garantice que el proceso siga fluya correctamente.
Como se puede apreciar, EasyTask puede ser una solución sencilla, intuitiva y sin costo alguno que te permitiría organizarte, administrar tu tiempo e incrementar tu productividad. No tiene limitantes de proyectos por usuarios o equipos de trabajo. Permite crear flujos de trabajo flexibles que se adapten a tus necesidades. La característica más importante está en las plantillas con que cuenta, que te permitirán hacer que tus flujos de trabajo sean tan efectivos como tú los necesites.
Ya sabes, incrementar tu productividad con EasyTask es así de fácil, pruébalo ahora. ¡Buena suerte!
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